Introduction à Excel pour Débutants

Table des matières

1. Prendre en main Excel
   1. L'interface d'Excel
   2. La base d'un fichier Excel
2. Saisie et manipulation des données
   1. Saisir des données
   2. Modifier et sélectionner
   3. Effacer les données
3. Les bases des formules
   1. Le commencement
   2. Les formules de base
   3. Les fonctions simples
4. Mise en forme basique
5. Créer un tableau
   1. Ajouter des filtres
   2. Créer une liste déroulante
6. Créer un graphique
7. Exercices pratiques
   1. Exercices avancés
8. Astuces
9. Corrigé des exercices

1. Prendre en main Excel

A. L’interface d’Excel

• Ruban : menus principaux comme Accueil, Insertion, Mise en page.
• Barre de formule : pour saisir ou modifier le contenu des cellules.
• Feuilles de calcul : onglets en bas pour naviguer entre les feuilles.
• Colonnes, lignes et cellules : colonnes (lettres), lignes (chiffres).

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B. La base d'un fichier Excel

• Créer un nouveau fichier : Fichier > Nouveau.
• Enregistrer un fichier : Fichier > Enregistrer sous.
• Types de fichiers :
  • .xlsx : Format standard pour les fichiers Excel modernes. Il prend en charge les formules, les graphiques, les macros (limitées), et les fonctionnalités avancées. Ce format est compressé pour réduire la taille du fichier. Il est demandé de rendre tous vos fichiers Excel dans ce format.
  • .csv : Format de fichier "valeurs séparées par des virgules". Utilisé pour stocker des données sous forme de texte brut, où chaque ligne représente un enregistrement, et chaque valeur est séparée par une virgule (ou un autre séparateur). Ce format est léger et compatible avec de nombreux outils, mais ne prend pas en charge la mise en forme ni les formules.
  • .xls : Format de fichier Excel plus ancien (versions antérieures à 2007). Il prend en charge les fonctionnalités de base d'Excel mais est moins efficace en termes de taille et de compatibilité que le format .xlsx.

2. Saisie et manipulation des données

A. Saisir des données

• Cliquer sur une cellule pour y écrire.
  Une fois cliqué, se baser sur la barre de formule, pour une meilleure visibilité
• Appuyer sur la touche clavier "Entrée" pour valider.

B. Modifier et sélectionner

• Sélectionner une cellule : Double-cliquer sur une cellule pour la modifier.
• Sélectionner plusieurs cellules : clic-glisser pour sélectionner en bloc.
  ou appuyer sur la touche clavier "ctrl" et sélectionner au clic. Permet d'être plus précis dans sa sélection.

C. Effacer les données

• Effacer une cellule : Cliquer sur la cellule puis appuyer sur la touche clavier Suppr
  Cela supprime le contenu mais conserve la mise en forme.
• Effacer tout : Aller dans : Accueil > Cellules > Supprimer > ...
  Cela supprime le contenu, la mise en forme et tout commentaire ou lien hypertexte associé.
• Pourquoi est-il compliqué de sortir d'une cellule en écriture ? Lorsque vous écrivez dans une cellule, Excel attend que vous validiez en appuyant sur Entrée, Tab, ou en cliquant ailleurs. Si vous essayez de quitter la cellule sans valider, Excel reste en mode édition pour éviter de perdre les données saisies par inadvertance.
• Comment sortir de la cellule en écriture ?
  • Appuyez sur Entrée : Valide la saisie et déplace le curseur à la cellule en dessous.
  • Appuyez sur Tabulation (Tab) : Valide la saisie et passe à la cellule suivante sur la droite.
  • Cliquez avec la souris : Valide la saisie et quitte le mode édition.
  • Appuyez sur Échap (Esc) : Annule la saisie et restaure le contenu initial de la cellule.

3. Les bases des formules

A. Le commencement

• Les formules commencent toujours par un signe égal (=). Par exemple :
  =A1+B1
  
  Ce signe est utilisé pour signaler à Excel que le contenu de la cellule est une formule ou une fonction, et non une donnée textuelle ou numérique.
• Les formules sont toujours entre paranthèses.
  • Les fonctions nécessitent souvent des arguments, placés à l'intérieur des paranthèses. Par exemple :
    
    =SOMME(A1:A5)
    Indique à Excel de calculer la somme des valeurs comprises entre A1 et A5.
  • Les parenthèses permettent de spécifier l’ordre dans lequel Excel doit effectuer les calculs. Par exemple :
    
    =(A1+A3)*A6
    Additionne A1 et A3, puis multiplie par A6.
    
    =A1+A3*A6
    Multiplie A3 et A6, puis ajoute A1 (ordre par défaut de la multiplication avant l’addition).
• Les parenthèses évitent des erreurs dans des calculs complexes en clarifiant les priorités.

B. Les formules de base

Les formules pour les calculs mathématiques

• Addition : =A1+B1.
• Soustraction : =A1-B1.
• Multiplication : =A1*B1.
• Division : =A1/B1.
• Puissance : =A1^B1.

Les formules pour la date

• Date actuelle : =AUJOURDHUI(). Renvoie la date actuelle.
• Maintenant : =MAINTENANT(). Renvoie la date et l'heure actuelles.
• Date : =DATE(année; mois; jour).Crée une date à partir de ses composants.
• Différence de dates : =DATEDIF(dateDebut, dateFin, unité). Calcule la différence entre deux dates en jours (d), mois (m), ou années (y).

C. Les fonctions simples

• Somme : =SOMME(A1:A5). Permet d'additionner plusieurs cellules.
• Moyenne : =MOYENNE(A1:A5). Permet de calculer la moyenne de plusieurs données.
• Minimum : =MIN(A1:A10). Permet d'obtenir le plus petit nombre d'une plage de cellules
• Maximum : =MAX(A1:A10). Permet d'obtenir le plus grand nombre d'une plage de cellules
• Nombre de valeur : =NB(A1:A10). Permet de compter le nombre de valeurs numériques.
• Recherche : =RECHERCHE(). Permet de rechercher des données dans plusieurs feuilles et classeurs Excel.
  Il existe plusieurs types de recherches :
  • Recherche horizontale : =RECHERCHEH(valeur cherchée; tableau de recherche; numero de ligne qui possède le résultat; type)
    type = 0 || FAUX pour valeur exacte et 1 || VRAI pour valeur la plus proche.. Recherche horizontale qui prend en considération les lignes du tableau.
  • Recherche verticale: =RECHERCHEV(valeur cherchée; tableau de recherche; numero de colonne qui possède le résultat; type)
    type = 0 || FAUX pour valeur exacte et 1 || VRAI pour valeur la plus proche.. Recherche verticale qui prend en considération les colonnes du tableau.
  • RechercheX : =RECHERCHEX(valeur cherchée; tableau de recherche; tableau de résultat). Recherche une valeur dans une colonne d'un tableau et retourne la valeur correspondante d'une autre colonne.
• SI. Permet de comparer deux résultats entre eux en intégrant une instruction. Formule populaire sur Excel.
  • SI : =SI(condition; valeur_si_vrai; valeur_si_faux). Si une condition est vraie, renvoie une valeur, sinon renvoie une autre valeur.
    Exemple : =SI(A1>10; "Grand"; "Petit"). Si la valeur de A1 est supérieure à 10, affiche "Grand", sinon affiche "Petit".
  • SI.ERROR : =SI.ERREUR(valeur; valeur_si_erreur). Renvoie une valeur définie si une erreur se produit, sinon renvoie la valeur initiale.
    Exemple : =SI.ERREUR(A1/B1; "Erreur de division"). Si une division par zéro se produit, affiche "Erreur de division".
  • SI.TEXT : =SI(condition; "texte_si_vrai"; "texte_si_faux"). Renvoie une valeur textuelle si une condition est vraie.
    Exemple : =SI(A1="Oui"; "Validé"; "Non validé"). Si la valeur de A1 est "Oui", affiche "Validé", sinon affiche "Non validé".
  • Double SI : =SI(condition1; valeur1; SI(condition2; valeur2; valeur3)). Permet d'intégrer une condition SI dans une autre.
    Exemple : =SI(A1>10; "Grand"; SI(A1>5; "Moyen"; "Petit")). Si A1 est supérieur à 10, affiche "Grand", sinon vérifie si A1 est supérieur à 5 pour afficher "Moyen" ou "Petit".
  • Triple SI : Permet d'ajouter une troisième condition en intégrant plusieurs SI imbriqués.
    Exemple : =SI(A1>20; "Très grand"; SI(A1>10; "Grand"; SI(A1>5; "Moyen"; "Petit"))). Vérifie successivement plusieurs conditions.

4. Mise en forme basique

A. Modifier l’apparence

• Fusionner les cellules : Option dans l'onglet : Accueil > Alignement > Fusionner et centrer. Cela combine plusieurs cellules en une seule.
  !! Excel conserve uniquement le contenu de la première cellule.
• Gras, Italique : Options dans l’onglet : Accueil > Police.
• Alignement : Option dans l'onglet : Accueil > Alignement > choisir le correspondant.
• Couleur de texte et de fond : Option dans l'onglet :Accueil > Police > ...

5. Créer un tableau

• Sélectionnez vos données (y compris les en-têtes).
• Allez dans : Insertion > Tableau > Tableau.
• Assurez-vous que la case "Mon tableau comporte des en-têtes" est cochée, puis cliquez sur OK.

A. Ajouter des filtres

• Une fois le tableau créé, des flèches apparaissent dans les en-têtes.
• Cliquez sur une flèche pour trier les données ou appliquer un filtre spécifique (par exemple, afficher uniquement certaines valeurs).

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B. Créer une liste déroulante

Une fois le tableau créé, il est possible de prendre ses données pour créer des listes à insérer ailleurs (par exemple, dans un autre onglet.)

• Changer les données existantes en un tableau (Ctrl + T).
  Le tableau permet d'avoir des données réactives pour la liste.
• Sélectionner la cellule voulue puis aller dans : Onglet Données > Outils des données > Validation des données.
• Dans l'onglet Paramètres :
  • Sous Autoriser, sélectionner Liste.
  • Dans la zone Source, sélectionner la plage de données souhaitée.
  • Cochez la case Liste déroulante dans les cellules.
• Sélectionner l'onglet Message d'entrée pour entrer un message qui apparaîtra lors de la sélection de la cellule.
• Sélectionner l'onglet Alerte d'erreur pour définir un message qui s'affichera si des données non valides sont saisies (pas obligatoire).

6. Créer un graphique

A. Insérer un graphique

1. Sélectionner les données.
2. Onglet Insertion > Graphiques.
3. Choisir un type de graphique.

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7. Exercices pratiques

Exercices de mise en pratique de la théorie vue plus haut.

8. Astuces

• Copier-coller rapidement :
  • Copier : ctrl || cmd + C
  • Coller : ctrl || cmd + V
• Remplissage automatique : Saisir un chiffre, tirer la poignée (coin inférieur droit de la cellule) pour compléter une série.
• Barre de recherches : taper le nom de la commande souhaitée dans la barre située en haut à droite (par exemple "fusionner", "date", etc.). Permet une vaste proposition de commandes.
• Propositions Excel : Pendant l'écriture d'une formule, Excel donne des suggestions et explique les paramètres attendus. Prenez le temps de lire ces informations pour éviter des erreurs.
• Figer les volets : Allez dans Affichage > Fenêtre > Figer les volets pour garder les titres ou colonnes visibles lorsque vous faites défiler la feuille.
• Changer le format de la cellule :Accueil > Nombre > Menu déroulant ou Clique droit sur la sélection > Format de cellule > ...
• Valider la proposition d'Excel : Appuyer sur la touche clavier tab.
• Fusionner les cellules / Retour automatique : Accueil > Alignement > ...
• Redimensionner les colonnes automatiquement : Accueil > Cellules > Format > ...
• Figer une donnée : Placer le signe $ devant et derrière la lettre de la donnée qui ne doit pas changer, ou appuyer sur la touche clavier F4.
  Exemple : =$B$2*A12 La cellule B2 ne bougera pas tandis que la A12 et vouée à changer.
• Renommer la feuille : Double cliquer sur son onglet.

9. Corrigé des exercices

Exercice 3 : Insérer un graphique à partir de données

Solution :

1. Saisissez les données suivantes :

Produit	Ventes (CHF)
Pommes	20
Bananes	12
Oranges	15
Fraises	8

2. Sélectionnez les données et insérez un graphique en colonnes : Insertion > Graphiques > Graphique à barres.
3. Personnalisez le graphique :
   • Ajoutez un titre : Ventes par produit.
   • Ajoutez des couleurs aux colonnes, une couleur différente pour chaque produit : Double clic sur une barre > Remplissage.
   • Ajoutez des étiquettes de données pour chaque barre représentant les ventes : Premier bouton à droite du graphique.

Résultat attendu : Un graphique clair et lisible affichant les ventes pour chaque produit.